Внедрение бережливого документооборота повысило эффективность ЮНИИТ

Ханты-Мансийск. Безбумажные технологии позволили повысить эффективность деятельности Югорского научно-исследовательского института информационных технологий (ЮНИИТ). О бережливых наработках учреждения корреспонденту Агентства нефтегазовой информации рассказал главный инженер ЮНИИТ Андрей Шавкун.

-Электронный документооборот для ЮНИИТ внедрен и отлажен давно. Но подобные подходы практикуются во многих компаниях. Вы согласны с тем, что сегодня такие решения стали обыденной реальностью?

-Не факт, что во всех организациях налажен электронный документооборот. С точки зрения ЮНИИТ, мы полностью отошли от использования бумаги. По факту единственный документ, который сегодня заполняется от руки - это заявление о приеме на работу. Дальше только безбумажная форма, электронная подпись и.т.д. Но даже если электронный документооборот внедрен на предприятии, то интеграционные механизмы для системы, которая позволяет обмениваться электронно-значимымыми документами с контрагентами, мало у кого внедрены. Например оперативная работа с 1С. Человек, который отвечает и ведет договор, может видеть, что счет оплачен, деньги пришли и.т.д.

-А если речь идет о договорах, печатях, подписях? Без обычной почты не обойтись?

-То, что касается обмена юридически-значимыми документами, есть общероссийские сервисы обмена, которые законодательно и технически обеспечивают оперативный документооборот. В результате не нужно посылать пакеты по простой почте, использовать курьеров для передачи договоров. Все необходимые документы можно подписать электронной подписью, затем, прямо из системы электронного документооборота послать их контрагенту. Или их получить.

-То, что вы рассказали это замечательно. Такие подходы экономят время. Однако такие программные комплексы стоят денег. Не получается ли так, что внедрение подобных технологий сдерживается высокой стоимостью предлагаемых решений? Наверное, в небольшой компании дешевле работать с привычными бумажными носителями.

-Такая проблема, наверное, есть. Сама система электронного документооборота вещь не дешевая. Для малых предприятий большие корпоративные решения действительно могут быть дороги. Каждая организация принимает самостоятельно решение. Но сегодня существуют решения и для малого бизнеса. Плюсы цифрового подхода могут проверить и владельцы небольших бизнесов. В результате документы не теряются, работает строгий контроль, автоматически формируется архив документов. За эти плюсы действительно надо платить. И на мой взгляд важно учитывать и факт роста эффективности бизнеса.

-По вашему мнению, что может стимулировать интерес бизнеса к подобным бережливым решениям?

-Мое мнение – у бизнеса есть однозначный интерес к таким подходам. На деловых форумах как регионального, так и федерального уровня мне часто приходится отвечать на вопросы связанные с внедрением системы электронного документооборота (СЭД). И я вижу именно заинтересованность во внедрении цифровых систем. Причем, речь идет не только о государственных, но и о частных организациях.

-Часто приходится давать консультации, используя свои наработки в СЭД?

-Обмен опытом происходит постоянно. И мы сами открываем новый опыт вместе с коллегами. Например, на Югорском промышленном форуме я с большим интересом познакомился с опытом Сургутского района. Компания "Северные строительные технологии" представляла свои наработки. Речь шла в том числе и об описании бизнес-процессов. Мы с помощью бизнес-аналитиков добиваемся оптимизации регламентов, систем принятия управленческих решений. 

В Югре реализуется программа «Бережливый регион». Концепция проекта утверждена правительством автономного округа и включена в Стратегию социально-экономического развития ХМАО-Югры до 2030 года. Цель программы - сохранение устойчивого развития округа в целях повышения качества жизни населения, улучшения социально-экономических показателей, повышения производительности труда на предприятиях, исполнительных органах государственной власти и местного самоуправления.